ваш инструмент для достижения
бизнес-целей.

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Главная / Публикации / Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года   

Ч. 1 ст. 62 ТК РФ установлена обязанность работодателя безвозмездно выдавать работнику по его письменному заявлению в срок не позднее трех рабочих дней копии документов, связанных с работой, которые должны быть заверены надлежащим образом.

Ранее трудовые книжки заверялись так. Ниже реквизита "Подпись" проставляли заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения. Так делать предписывал ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Постановлением Госстандарта от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

С 1 июля 2018 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

Новый порядок заверения копий документов действует для случаев, если копии предоставляются в другие организации. И это в том числе относится к копиям трудовых книжек работников, которые им требуются как раз для того, чтобы подтвердить свой трудовой стаж и т.п. в сторонних учреждениях.

Чтобы заверить копию документа для другой организации, на ней нужно указать, где хранят подлинник.

А именно к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год"), которая заверяется печатью организации.

С 1 июля 2018 года печать на документах не должна затрагивать собственноручные подписи должностных лиц.

Печать проставляйте, чтобы она не захватывала подпись лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП», что означает «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт не уточняет, захватывает ли оттиск печати фрагмент должности. Но безопаснее, чтобы печать заходила на название должности. Ведь она призвана заверять подпись должностного лица, и нужно показать, что ее проставили после того, как был создан документ (образец ниже).

Если организация не включила в номенклатуру дел трудовые книжки как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой книжки можно, например, указать, что подлинник документа находится в отделе кадров организации «Рассвет» (образец ниже).

Специальной ответственности за то, что работодатель неправильно заверил копию "кадрового" документа, с одной стороны, не предусмотрено. С другой - ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной - у работника ее не примут. Поэтому в принципе такую оплошность можно квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на работодателя, а также на должностных лиц, которые приказом работодателя назначены ответственными за хранение трудовых книжек (п. 45 Правил).

Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП подобное нарушение влечет предупреждение или взыскание административного штрафа в следующих размерах:

Если же нарушение совершено повторно, то и санкции возрастут (ч. 2 ст. 5.27 КоАП). Для должностных лиц штраф составит уже 10 - 20 тыс. руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. ИП будет выписан штраф на 10 - 20 тыс. руб., а организацию оштрафуют на 50 – 70 тыс. руб.

Если нужно заверить копию документа для каких-либо внутренних целей организации, то действовать можно "по старинке". В этой части правила не изменились. То есть под реквизитом "подпись", как и прежде, ставим слово "Верно". Далее указывается наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата заверения копии (выписки из документа).