ваш инструмент для достижения
бизнес-целей.

Все вопросы по аутсорсингу бухгалтерии

Главная / Публикации / Все вопросы по аутсорсингу бухгалтерии

Все вопросы по аутсорсингу бухгалтерии   

Уважаемые, клиенты, партнеры, предприниматели, руководители, и все посетители сайта!

Мы благодарим Вас за интерес, проявляемый к вопросам передачи  бухгалтерии, кадров, юридического сопровождения сторонней организации (аутсорсинг).

На Ваши вопросы о передаче бухгалтерского учета сторонней организации отвечают эксперты Группы компаний «РУСКОНСАЛТ».

Если  Вы не найдете ответы по интересующей Вас теме, обращайтесь за бесплатной консультацией наших специалистов.

По телефону:  +7 495 9505482, или по электронной почте:  info@rusconsult.ru

Существует ли страхование ответственности компаний-аутсорсеров? Застраховала ли ГК«РУСКОНСАЛТ» свои риски? Если да, то кратко опишите условия наступления страховой ответственности. Если нет, то что, по-Вашему, должно быть страховым случаем?

Обязательное страхование ответственности аутсорсера российским законодательством не предусмотрено. Однако в соответствии с пожеланиями клиента страхование рисков по проекту может быть предложено при согласовании условий договора. 

Как обеспечивается сохранность документов при их приеме-передаче между фирмой, передавшей учет и ГК«РУСКОНСАЛТ»?

Документы подлежат передаче от клиента к нам и обратно только после  указания в специальной описи и под роспись ответственных лиц. Указанная опись документов (ее форма) является неотъемлемой частью договора. Ответственность и полномочия сторон, порядок взаимодействия по документообороту устанавливаются договором.

По законодательству РФ за организацию и ведение бухгалтерского учета отвечает руководитель предприятия. Как в этом случае поступить, если аутсорсинговая компания совершила ошибки при ведении бухгалтерского учета?

Надлежащее качество предоставляемых услуг и ответственность сторон отражаются в договоре. Ущерб, причиненный клиенту, подлежит возмещению на предусмотренных в договоре условиях.

Для отражения операций на счетах бухгалтерского учета необходима первичная документация. Кто отвечает за ее оформление в организации, передавший ведение учета сторонней организации? Что бывает, если первичные документы оформлены ненадлежащим образом или предоставлены не в полном объеме?

Организация, передавшая функции по ведению учета сторонней организации назначает лицо, ответственное за своевременное и качественное оформление первичной документации и предоставление ее компании-аутсорсеру. Оформленные ненадлежащим образом первичные документы подлежат возврату для оформления. Если в результате таких обстоятельств возникает задержка в отражении бухгалтерских операций по учету, то ответственность за нее не может быть возложена на аутсорсинговую компанию.   Ответственность и полномочия сторон, порядок взаимодействия по документообороту детально согласовываются договором.

Договор аутсорсинга предусматривает взаимную ответственность сторон. Только при ее наличии можно обеспечить качество учета.

Должна ли фирма, передавшая ведение учета сторонней организации зафиксировать это в учетной политике?

Да, решение организации о передаче ведения бухгалтерского учета специализированной организации должно быть зафиксировано в приказе по учетной политике на соответствующий финансовый год. Если передача ведения бухгалтерского учета осуществляется после утверждения учетной политики, например, в середине года, то в этом случае представляется возможным издать приказ руководителя, в котором указать, кем будет осуществляться ведение бухгалтерского учета и с какого периода.

Как прописана в договоре ответственность ГК«РУСКОНСАЛТ» и заказчика за выполнение своих обязательств?

В договоре оказания услуг по ведению бухгалтерского учета, составлению финансовой (бухгалтерской) отчетности подробно описываются обязанности сторон, устанавливаются сроки выполнения обязательств, четко разграничены ответственность организации-заказчика и ГК«РУСКОНСАЛТ» за выполнение тех или иных операций по ведению бухгалтерского учета. В договор включен пункт о том, что все пени и штрафы, начисленные налоговой инспекцией (за несвоевременную подачу налоговых деклараций, неправильное исчисление сумм налогов и т.д.) компенсируются ГК«РУСКОНСАЛТ», таким образом, организация-заказчик получает возможность возместить суммы уплаченных штрафных санкций за наш счет. Разумеется, это возможно лишь в том случае, если причиной этому не является несвоевременное представление заказчиком первичной бухгалтерской документации.

Заключается ли соглашение о конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну Клиента?

Да, заключается. Со стороны ГК«РУСКОНСАЛТ» оно подписывается генеральным директором, со стороны Клиента — руководителем организации.

В чем основной смысл соглашения о конфиденциальности информации?

В том, что стороны обязуются хранить в тайне любую информацию и данные, предоставленные каждой из сторон, в связи с исполнением договора, не раскрывать и не разглашать, в общем и в частности, факты и иную информацию третьим лицам. Соглашение заключается для предотвращения потерь и нанесения ущерба материальным и иным интересам клиента.

Кто в ГК«РУСКОНСАЛТ» подписывает бухгалтерскую отчетность организаций, передавших бухгалтерский учет на ведение?

Согласно пункту 5 ст. 13 Закона № 129-ФЗ бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации. Но сведения, указанные в отчетности, могут заверять не только руководитель организации, главный бухгалтер, но и представитель организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета. В этом случае  выписывается доверенность на представителя ГК«РУСКОНСАЛТ». Согласно разъяснениям налоговых органов копия доверенности должна быть приложена к сдаваемой отчетности. А в соответствии с пунктом 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года № 34н, ответственность лиц, подписавших бухгалтерскую отчетность, определяется в соответствии с российским законодательством.

Каким образом согласовывается процесс документооборота, обеспечивающий сохранность документов и оперативность их обработки?

Для этих целей существует практика разработки совместно с Клиентом графика документооборота. График документооборота разрабатывается сторонами и является приложением к договору.

Примечание: Обычно в штате наших Клиентов имеется сотрудник, который собирает первичную учетную документацию и затем передает нам  для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете и составления и сдачи отчетности. Не всегда возможно передавать документы ежедневно, особенно для клиентов, находящихся за пределами Москвы. Ежедневно мы получаем  копии документов (по факсу или электронной почте), а в конце месяца получаем оригиналы первичных бухгалтерских документов. У нас существует практика, когда мы сами направляем курьера к нашим Клиентам для сбора и обработки документов. Удобную форму взаимодействия мы оговариваем с каждым Клиентом отдельно.

Должны ли сотрудники ГК«РУСКОНСАЛТ» разбираться в специфике бизнеса организации для того, чтобы правильно отражать операции по бухгалтерскому учету? Если да, то что предпринято для того, чтобы обеспечить сотрудников соответствующей информацией?

Да, сотрудники, предоставляющие услуги «внешней бухгалтерии» в обязательном порядке должны разбираться в специфике бизнеса клиента для более точного отражения хозяйственных операций и выполнения учетных функций. У нас, в ГК«РУСКОНСАЛТ» существует практика обязательного ознакомительного посещения предприятия Клиента до момента заключения договора на оказание услуг. По-нашему мнению, бухгалтер не должен разбираться в тонкостях и деталях технологического процесса, но он обязательно должен знать как выстроен основной процесс, какие существуют особенности взаимодействия с контрагентами и т. д. 

Затраты на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонней организацией, у организации - заказчика относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подпункт 36 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Однако такие расходы должны соответствовать критериям статьи 252 НК РФ, то есть расходы должны быть документально подтвержденными, экономически обоснованными и связанными с получением дохода. Что означает «документально подтвержденными, экономически обоснованными и связанными с получением дохода»?

Расходы на оплату услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета специализированной организацией - аутсорсером признаются в бухгалтерском учете в качестве управленческих расходов, включаемых в расходы по обычным видам деятельности, на основании п. п. 4 и 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н. Такие расходы принимаются к учету в сумме, установленной договором, заключенным со специализированной организацией - аутсорсером. Предъявленная специализированной организацией - аутсорсером сумма НДС подлежит вычету на основании п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ при наличии правильно оформленного счета-фактуры после принятия к учету оказанных услуг при условии использования таких услуг для осуществления операций, облагаемых НДС. Поскольку Госкомстатом России не разработана унифицированная форма двустороннего акта приемки-сдачи такого рода услуг, специализированная организация - аутсорсер имеет право самостоятельно разработать форму этого документа и утвердить ее в приложении к приказу по бухгалтерской учетной политике. Разработанная форма акта должна отвечать требованиям, предъявляемым к первичным документам, установленным п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, способные в будущем приносить прибыль для предприятия.

Какие могут быть аргументы в пользу передачи функции ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг? Какие преимущества и какой экономический эффект мы можем получить если сделаем выбор в пользу внешней бухгалтерии?

Рассмотрим на примере:
Пример: Чтобы содержать один год главного бухгалтера без учета расходов на содержание рабочего места (аренды офиса, канцелярских расходов, обучения) с з/платой в среднем 50 000,00 рублей, организация несет расходы в сумме 539 200,00 руб., но если сумму 50 000,00 руб. в месяц платить компании-аутсорсеру, то общая сумма расходов за год составит 406 771,58 руб., экономия в сумме   132 428,42 руб. Если добавить к этим расходам содержание рабочего места, то расходная статья увеличится до 202 428,42 рублей  в год.

Содержание главного бухгалтера:   Заработная плата:  50 000,00 * 12 месяцев =600 000,00 руб.
ЕСН и ПФР с учетом регрессии  = 72 800,00 руб.
50 000,00 * 0,2 % = 100,00 *12 месяцев = 1200,00 руб. (Травматизм)
600 000 +72 800 + 1200 = 674 000 *20 %= 134 800,00 (экономия Н/прибыль)
В итоге затраты: 600 000,00 + 72 800,00 +1200,00 -134580,00  = 539 200,00  рублей.

Расходы на услуги аутсорсера: 50 000,00 *18/118 = 7 627,12 *12 месяцев = 91528,42 руб. (НДС к возмещению из бюджета)
(50 000 — 7627,12)*20 % = 8475,00 * 12 месяцев = 101700,00 руб.(Н/прибыль)
50 000,00 * 12 месяцев = 600 000,00 руб. за услуги
Итого:  600000,00 -91528,42-101700,00 = 406771,58 руб.

Кроме того: экономия на оборудовании рабочего места может составить около 30 000 руб., его обеспечении - около 10 000 руб. и аренде помещения около 10 кв.м. от 30 000 руб. Дополнительно, примерно, 70 000 руб. в год.

Экономическая эффективность от передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг определяется как комплексная величина, учитывающая не только затраты по ФОТ и другие расходы на бухгалтерию, но и предотвращение возможных потерь от неквалифицированной работы бухгалтеров низкой квалификации (штрафы, пени, запущенный учет, утрата документов, злоупотребления и т.д.).
 В долговременном плане экономическая выгода от сотрудничества с ГК РУСКОНСАЛТ становится более ощутимой ввиду возможности оказания нашими специалистами дополнительных услуг по налоговому консультированию, праву, кадровому учету и другим элементам комплексного сопровождения коммерческой деятельности.

При передаче бухгалтерского учета на ведение в ГК «РУСКОНСАЛТ» обязательно ли нужно делать аудит? Можно ли передать учет без предварительной проверки?

Да, обязательно необходимо делать экспресс-аудит, в ходе которого выявляются упущения в организации и ведении бухгалтерского и налогового учета в предшествующие периоды, при необходимости восстанавливается учет, устраняются недостатки. Если «принять учет» без предварительной проверки, то не исключены потери в результате несвоевременного выявления ошибок, уплаты штрафов по решениям налоговых органов и др. Кроме того, экспресс-аудит позволяет подготовить более качественный проект договора (а затем и подписать его) на оказание услуг по бухгалтерскому аутсорсингу, выполнение работ по которому будет в наибольшей степени отвечать нуждам клиента.

За что по договору аутсорсинга несет ответственность ГК «РУСКОНСАЛТ» , а за что – клиент?

ГК «РУСКОНСАЛТ» несет ответственность за:
- качество оказываемых услуг;
- ответственное хранение принятых от заказчика документов и их полный и 
своевременный возврат;
- своевременность информирования о всех изменениях в законодательстве по вопросам бухгалтерского учета и налогооблажения, касающихся деятельности заказчика;
- своевременность передачи Клиенту результатов выполнения услуг;
- конфиденциальность информации о Клиенте и его деятельности.

     Клиент несет ответственность за:
- своевременность и полноту представления исполнителю всех необходимых для оказания услуг документов, оформленных надлежащим образом, в том числе, при необходимости, и в электронном виде;
- своевременность оплаты услуг;
- своевременность сбора первичных документов от контрагентов и контроль за правильностью их оформления в соответствии с требованиями и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации и договором;
- своевременность подписания актов приема – передачи оказанных услуг.

Есть ли в бухгалтерском учете функции, которые нельзя передать на учет ГК «РУСКОНСАЛТ»?

В связи с тем, что специалисты ГК «РУСКОНСАЛТ» в большинстве случаев работают в удаленном режиме, а не на территории заказчика, регистрация кассовых операций и операций связанных с подписью банковских документов не представляется возможной, так как расчетно-кассовые операции совершаются в реальном режиме времени, подписываются лицами уполномоченных подписывать кассовые и банковские документы а также материально-ответственными лицами.

Сколько в среднем времени требуется для того, чтобы принять учет у организации  и наладить систему взаимодействия?

Этот срок зависит от объема и специфики бизнеса, а также от состояния учета на момент его передачи нам. Как правило, в нашей практике этот срок не превышает одного месяца. За этот период мы стараемся отладить взаимодействие с Клиентом в максимально удобной для обоих сторон форме.

Как осуществляется контроль за работой бухгалтеров, ведущих бухгалтерский учет в разных фирмах? 

Внутренний контроль качества ГК«РУСКОНСАЛТ» осуществляется наиболее квалифицированными и опытными аудиторами путем проверки правильности и своевременности оформления документации. Практика проведения внутреннего аудита — правило нашей компании.

На Ваши вопросы отвечали:
Новгородова Ольга, аудитор, младший партнер ГК«РУСКОНСАЛТ»
Подковыров Андрей, кандидат экономических наук, руководитель направления «Аутсорсинг»,  партнер ГК«РУСКОНСАЛТ».

Если  Вы не нашли ответы по интересующей Вас теме, обращайтесь за бесплатной консультацией наших специалистов.

По телефону:  +7 495 9505482 или по электронной почте info@rusconsult.ru