ваш инструмент для достижения
бизнес-целей.

За что оштрафует работодателя трудовая инспекция

Главная / Публикации / За что оштрафует работодателя трудовая инспекция

За что оштрафует работодателя трудовая инспекция   

Опыт работы на консультационном рынке показывает, что сегодня подавляющее большинство организаций не уделяет должного внимания вопросам соблюдения законодательства о труде и ведению кадрового делопроизводства. Особенно это стало заметным в «кризисный» и «после кризисный» периоды. Практика показывает, что игнорирование руководителями организаций норм трудового законодательства зачастую приводит к штрафным санкциям, размеры которых превышают затраты на организацию и ведение кадрового делопроизводства.

О наиболее типичных нарушениях действующего трудового законодательства, связанных с кадровым делопроизводством, рассказывает ведущий консультант по кадровому администрированию группы компаний \"РУСКОНСАЛТ\" Ирина Солодова.

Государственный инспектор по труду может прийти в любую организацию, независимо от ее численности и спецфики, без уведомления и потребовать предъявить ему более 30 различных документов, предусмотренных трудовым законодательтвом. Правильно оформленные кадровые документы -гарантия успешного прохождения проверки трудовой инспекцией.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтых ситуациях.

Итак, на что стоит обратить внимание работодателя:

Локальные нормативные акты , связанные с управлением персоналом.

Локальные нормативные акты адаптируют действующее законодательство к особенностям конкретной организации и необходимы для последущей индивидуальной работы с каждым сотрудником. Трудовой кодекс РФ требует, чтобы такие документы были в каждой организации. Основными нормативными документами, запрашиваемые при проверках инспекторами по труду, будут Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защие персональных данных работников, Положение о заработной плате, материальном и нематериальном стимулировании, Положение об охране труда и технике безопасности. Важно не только правильно составить, оформить и ввести в действие данные документы, но и обеспечить своевременное ознакомление с этими документами каждого работающего сотруника. На все эти кадровые тонкости обращает внимание инспектор по труду при проведении проверки.

Штатное расписание и документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом

В ходе проверок инспекторы по труду особенно внимательны к правильности оформления и полноте содержания данной группы кадровой документации. К ним, безусловно, относят штатное расписание предприятия, своевременное внесение в него соответствующих изменений, табель учета рабочего времени, расчетный листок. Если для оформления штатного расписания и табеля учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-3 и Т-12,Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”, то расчетный листок заполняется в произвольной форме .Достаточно часто встречаются случаи нарушений, когда в ходе проверок обнаруживается, что работодатель самостоятельно вносит изменения в унифицированную форму штатного расписания исключая или дополняя его различными столбцами или указывает диапазон значений в графе «размер тарифной ставки, должностной оклад».

В статье 136 Трудового кодекса РФ сказано, что при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого сотрудника о ее составных частях, причитающейся сумме и о размерах удержаний. Расчетный листок должен выдаваться сотрудникам обязательно. Исключений из этого правила в Трудовом кодексе нет — в том числе и для сотрудников, работающих по совместительству.

При проверках всегда смотрят какого размера зарплаты установлены в трудовых договорах, в штатном расписании. Правильно ли внесены изменения в трудовые отношения, связанные с изменением заработной платы сотрудников. Помните, что фраза « с оплатой согласно штатному расписанию» недопустима в трудовом договоре! Согласно ст.57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны: размер тарифной ставки или должностного оклада, надбавки и доплаты. Важно, чтобы информация в трудовом договоре, штатном расписании, Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении об оплате труда и премировании, актах о неявке работников за заработной платой, расчетные документы и уведомления по уволенным, платежным ведомостям и приказам совпадала.

Отсутствие на предприятии оформленных в соответствии с действующим трудовым законодательством документов по учету рабочего времени может послужить поводом для налоговых органов признать необоснованным включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

График отпусков.

На основании ст. 123 Трудового кодекса РФ и постановления Госкомстата России от 5 января 2004 года №1 на предприятии в обязательно порядке утверждается график отпуск, определяющий порядок предоставления и ухода в очередной отпуск всех работающих сотрудников. Работодатель обязан соблюдать утвержденный график и своевременно уведомлять сотрудников о наступлении времени очередного отпуска. Отсутствие утвержденного графика отпусков, а также нарушение порядка предоставления и документального оформления очередного отпуска является нарушением действующего трудового законодательства и подлежит наложению штрафных санкций.

Документация по личному составу.

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) вступил в силу с 01 февраля 2002 года, но до настоящего времени большинство руководителей организаций продолжают считать, что заключение трудовых договоров с работниками в письменной форме – право работодателя, а не его обязанность. Однако обязанность заключения трудовых договоров в письменной форме возложена на работодателя статьей 67 ТК РФ. Таким образом, трудовые договоры должны заключаться с работниками организаций всех форм собственности в порядке и на условиях, предусмотренных главой 10 ТК РФ.

В соответствии со статьей 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных руководителем Росархива 06.10.2000г. Журнал регистрации трудовых договоров должен храниться 75 лет. Такой же срок установлен и для хранения самих трудовых договоров.

Отсутствие трудового договора у работника, принятого на работу после 01.02.2002, является самым серьезным нарушением трудового законодательства.

Письменная форма трудового договора не исключает необходимости издания работодателем приказа о приеме на работу. В соответствии со статьей 68 ТК РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Нередко приходится сталкиваться с тем, что приказы о приеме на работу либо не составляются вообще – работодатели ограничиваются заявлением работника, на котором пишут свою резолюцию и указывают размер заработной платы, – либо оформляют приказы с нарушением “Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”, приведенных в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. В соответствии с указанным Постановлении Госкомстата РФ для оформления учета кадров используются следующие унифицированные формы:
№ Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу”;
№ Т-1а “Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу”;
№ Т-2 “Личная карточка работника”;
№ Т-2ГС (МС) “Личная карточка государственного (муниципального) служащего”;
№ Т-3 “Штатное расписание”;
№ Т-4 “Учетная карточка научного, научно-педагогического работника”;
№ Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу”;
№ Т-5а “Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу”;
№ Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику”;
№ Т-6а “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам”;
№ Т-7 “График отпусков”;
№ Т-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)”;
№ Т-8а “Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)”;
№ Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку”;
№ Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку”;
№ Т-10 “Командировочное удостоверение”;
№ Т-10а “Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении”;
№ Т-11 “Приказ (распоряжение) о поощрении работника”;
№ Т-11а “Приказ (распоряжение) о поощрении работников”;
№ Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы»
№ Т-13 « табель учета использования рабочего времени»

Отсутствие указанных документов в организации может привести к привлечению организации к ответственности в виде начисления штрафных санкций, согласно статье 120 “Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения” Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).

Еще одним распространенным заблуждением работодателя является то, что расторжение трудового договора с работником, формулируемое как “по собственному желанию”, происходит на основании статьи 80 ТК РФ. Однако указанная статья определяет только порядок и условия расторжения трудового договора. Основания же для прекращения трудового договора определены статьей 77 ТК РФ. В частности, расторжение трудового договора работником по собственному желанию происходит на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ. Следовательно, запись в трудовой книжке об увольнении должна содержать ссылку на пункт 3 статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80 ТК РФ, как нередко встречается на практике.

Особое внимание стоит уделить правильности оформления документов при увольнении за прогул. В случае, если работодателем не были оформлены все необходимые документы, констатирующие факт действительного отсутствия работника на рабочем месте , увольение будет признано недействительным и работник будет восстановлен на работе при этом работодатель должен будет выплатить работнику причитающуюся сумму за вынужденный прогул.

Ведении трудовых книжек на предприятии.

В соответствии со статьей 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 “О трудовых книжках” (вместе с “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”).

Согласно “Инструкции по заполнению трудовых книжек”, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем на платной основе. Следует отметить, что работодатели не имеют права требовать от работника, поступающего на работу впервые, предоставления бланка трудовой книжки. Организация должна за счет собственных средств приобрести бланки трудовых книжек, как установлено “Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку”, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 г. № 117н.

Однако часто работодатели принимают от работника чистый бланк трудовой книжки, вносят туда запись, не обращая внимания на то, что с 1 января 2004 года введены в действие трудовые книжки нового образца.

Также следует отметить, что на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

С целью обеспечения учета и хранения трудовых книжек работодатель должен вести следующую документацию: приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением, расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также выданные им, с записью серии и номера.

Анализ ошибок, которые встречаются при проведении проверок, правильность заполнения трудовых книжек требуют отдельного освещения. К наиболее типичным ошибкам при оформлении трудовых книжек можно отнести следующие:
– зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) “Сведения о работе”, “Сведения о награждениях”;
– внесение записи о работе в раздел “Сведения о награждениях”;
– неоформление надлежащим образом выданного вкладыша (не вшит в трудовую книжку, не проставлен штамп о выдаче вкладыша на первой странице трудовой книжки).

Согласно “Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.№ 225, с каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о поступлении на работу, переводе, назначении, увольнении, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (№ Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Личная карточка работника.

К основным первичным учетным документам относят Личную карточку (унифицированная форма № Т-2). Оформление ее ведется в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Личная карточка является основным документом по учету труда и заполняется на всех работников. К организации заполнения, внесения новой кадровой информации и хранении личных карточек также предъявляются особые требования, в обязательном порядке исполняемые работодатель. Личные карточки хранятся на предприятии 75 лет. За обесечение их сохранности работодатель несет персональную ответственность.

Документация по охране труда и технике безопасности

Особое внимание в ходе проверок в последнее время уделяется организации охраны труда и проведению своевременной аттестации рабочих мест на предприятиях.

В обязательном порядке инспектором проверяется наличие и правильность оформления документации по охране труда: действующая инструкция по охране труда по профессиям, журнал проведения инструктажа и изнакомления с инструкциями, журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие. Данная документация может храниться в кадровй службе предприятия, службе по охране труда или канцелярии.

Подводя итог вышеизложенному можно резюмировать, что наиболее частыми ошибками специалистов кадровых служб являются:

Обратите внимание - руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства РФ и иных нормативных правовых актов. Неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административных штрафов или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно — влечет дисквалификацию должностного лица.

В соответствии с подп. «а» ч.1 с. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые рребования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения ( ст.3.12. КоАП).