ваш инструмент для достижения
бизнес-целей.

Азбука бухгалтерского аутсорсинга для руководителя

Главная / Публикации / Азбука бухгалтерского аутсорсинга для руководителя

Азбука бухгалтерского аутсорсинга для руководителя   

Понятие аутсорсинга пришло к нам из-за рубежа. В международной практике передача некоторых внутренних функций на контрактной основе внешнему исполнителю имеет широкое распространение в различных отраслях деятельности и продолжает активно расширяться. Наиболее часто специалисты ведут речь об аутсорсинге бизнес-процессов.

Аутсорсинг бизнес-процессов (англ. BusinessProcessOutsourcing, BPO) - это одна из разновидностей аутсорсинга, при которой организация передает на обслуживание другой компании непрофильные бизнес-процессы; является  наиболее глубокой формой аутсорсинга, предполагающей тесное взаимодействие между заказчиком и поставщиком услуг (аутсорсером).

В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных временным началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Именно наличие бизнес-процесса является отличительной чертой  аутсорсинга по сравнению с другими формами оказания услуг.

Его научной базой можно считать концепцию разделения труда, но уже в новом качестве, которое предполагает наличие института ответственности за выполнение переданных на сторону работ и услуг, а также определенный механизм управления. Управленческая стратегия компаний может, как разрабатываться с учетом положений теории делегирования полномочий, так и основываться на других концепциях других концепциях менеджмента (Аутсорсинг в свете экономической теории.  С.Н. Сайфиева, М.А. Быкадоров  «Вестник Государственного университета управления». – 2007. - № 3 (3), стр. 175- 180.)

В Россию аутсорсинг активно вошел около 15 лет тому назад. Значительным толчком для его развития послужил кризис 1998 года, когда предприниматели вынуждены были экономить на своих расходах и всерьез обратили внимание на существующий опыт экономически развитых стран. Лозунг «Заниматься только тем, чем ты можешь заниматься лучше других, и не тратить сил и средств на то, что с успехом могут сделать другие» сразу привлек внимание множества руководителей отечественного бизнеса. Принцип повышения эффективности за счет разделения труда понятен многим, и его приложение к деятельности российских компаний не заставило себя долго ждать. Все большее количество предпринимателей стало активно искать возможности отказаться от трудностей, связанных с обеспечением чисто технических функций.

И здесь как нельзя, кстати, оказались специализированные консалтинговые компании. Принимая во внимание, что в наиболее широком понимании консалтинг - это вид интеллектуальной деятельности, основная задача которого заключается в анализе, обосновании перспектив развития и использования научно-технических и организационно-экономических инноваций с учетом предметной области и проблем клиента, именно консалтинговые компании стали активными помощниками руководителей в решении актуальных вопросов управленческой, экономической, финансовой, инвестиционной деятельности организаций, стратегического планирования, оптимизации общего функционирования компании, ведения бизнеса, исследования и прогнозирования рынков сбыта, движения цен и т. д., в том числе в организации внутренних бизнес-процессов.

Аутсорсинг стал иметь все большее значение в деятельности многих консалтинговых компаний. Это не удивительно: потенциал высококвалифицированных специалистов нашел еще одно направление для своего применения.
Иностранные компании и совместные предприятия уже активно используют аутсорсинг в России. Причиной доверия к этой форме организации бизнеса со стороны западных компаний является то, что аутсорсинг для них привычен и удобен. Кроме того, представители иностранного бизнеса не всегда хорошо ориентируются в тонкостях нашего законодательства и сложившихся обычаях делового оборота, а потому готовы решать эту проблему путем делегирования функций российским специалистам соответствующего профиля и квалификации. 

В российской предпринимательской практике на аутсорсинг чаще всего передаются такие функции, как ведение бухгалтерского учета, ведение кадрового учета, транспортные услуги, клининг, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры.
Для многих малых и средних российских компаний бухгалтерия является своеобразной «болевой точкой». С одной стороны, сложность действующего законодательства, частые изменения в правилах налогообложения предъявляют максимально высокие требования к уровню подготовки бухгалтеров, а с другой стороны, ограниченность ресурсов не дает предприятиям возможности тратить на организацию бухгалтерского учета денежные средства, достаточные для оплаты труда высококвалифицированного специалиста-бухгалтера. Содержание специалистов низкой квалификации имеет свои последствия. Прежде всего, руководителю приходится лично контролировать наиболее важные вопросы, связанные с бухгалтерией; может быть, кому-то это и нравится, но с определенного уровня развития организации степень загруженности  руководителей превосходит их физические возможности, и они готовы переложить на кого-нибудь такие обременительные функции.

Каковы преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг?
 

1) Снижение расходов на содержание бухгалтерии.

Если до перехода на аутсорсинг с работой справлялись от 2 до 5 бухгалтеров (а в некоторых случаях и более), то при новой организации бухгалтерского учета можно ограничиться в штате только одним сотрудником, функции которого, кроме того, вполне можно совместить с другими, необходимыми для компании в настоящий момент. На этого сотрудника, может быть, даже не имеющего экономического образования (хотя оно, конечно, желательно - все зависит от размеров компании), в основном возлагается только осуществление взаимодействия со специализированной организацией по ведению бухгалтерского учета (аутсорсером). Оправдывает себя совмещение этих обязанностей с обязанностями экономиста, финансового менеджера или финансового директора. Некоторые руководители предпочитают все же оставить в штате главного бухгалтера. Это тоже возможно. Причем расходы на содержание бухгалтерии отнюдь не ограничиваются фондом оплаты труда. «Серьезная», крупная бухгалтерия не может обойтись без отдельного помещения, без сервера, компьютеров, специализированных бухгалтерских и правовых программ, их периодического обновления, обучения персонала, расходов на повышение квалификации, расходов на мебель и хозяйственные нужды, проблем с отпусками и болезнями сотрудников, их индивидуальными личностными особенностями (пол, возраст, родственные связи и проч.), о чем хорошо осведомлены руководители и постоянно вынуждены это учитывать в своей деятельности. Содержание такой бухгалтерии обременительно и затратно. Переход на аутсорсинг снижает затраты в среднем на 25-35%.
 

2) Повышение уровня управляемости коллектива компании.
Коллектив компании уменьшается и, соответственно, становится более мобильным и легко управляемым. Функции «тыла» выносятся за пределы офиса, сокращается количество сотрудников, привязанных к своим рабочим местам. В некоторых случаях такое положение дел просто находка для руководителя. За ежедневной рутиной теряется смысл бизнеса и основным становится администрирование, развивается типичная бюрократическая модель, бизнес начинает медленно умирать. С этой точки зрения аутсорсинг — способ мобилизоваться и сконцентрироваться на главном: на увеличении продаж, повышении качества, совершенствовании продукции и услуг и т. д. 
 

3) Обеспечение высокого качества предоставления услуг.
Отточенные и формализованные бизнес-процессы, организация системы внутреннего контроля позволяют аутсорсеру решать сложные вопросы гораздо быстрее и эффективнее. В обычной бухгалтерии руководителю, как правило, приходится полагаться на самых грамотных и компетентных сотрудников, а таких зачастую немного. Для небольшой компании содержание высококвалифицированного специалиста очень желательно, но дорого, т.к. до    80% рабочего времени единственного бухгалтера уходит на рутинные задачи: подготовку платежных поручений, обработку авансовых отчетов, внесение первичной документации в компьютерную программу. Для удержания такого специалиста ему надо компенсировать моральные издержки за потерю квалификации, так как ему неинтересно выполнять низкоквалифицированную работу. А сложные и интересные, с точки зрения профессионального роста, вопросы на небольшом объеме возникают не часто. При аутсорсинге же клиент (потребитель услуг) получает одновременно услуги большого количества специалистов, находящихся в штате компании-аутсорсера. Причем это не только бухгалтеры, но и налоговые консультанты, специалисты по трудовому законодательству, юристы, другие специалисты, зачастую практикующие в очень узких областях экономики и права. Содержать их в собственном штате накладно, не каждая организация может себе это позволить. Аутсорсер же «получив» нового клиента, естественно, постарается его удержать с перспективой длительного сотрудничества и для этого при любых ситуациях, будет использовать весь свой ресурс высококлассных специалистов. Например, при необходимости, привлекает специалистов по стандартам отчетности MSFO и US GAAP, которых у него достаточно. В выигрыше оказывается клиент, который за меньшие деньги получает лучшее качество и больший спектр услуг.
 

4) Гарантированная ответственность за результат.
Руководитель защищен  положениями договора об оказании услуг. Если договор на оказание услуг по аутсорсингу четко проработан и в нем предусмотрены все вопросы по организации взаимодействия с учетом особенностей других бизнес-процессов компании-клиента, то предприниматель (руководитель) может быть уверен, что его взаимоотношения с налоговыми органами сложатся благоприятно. Аутсорсер, как правило, берет на себя риски по возмещению ущерба, причиненного уплатой пеней или штрафов, начисленных налоговой инспекцией (а потому вынужден исключить всякую возможность их возникновения). Убытки и неустойка возмещаются аутсорсером в соответствии со статьей 394 ГК РФ. Кроме того, в договоре прописывается ответственность аутсорсера за причинение вреда при оказании бухгалтерских услуг в результате ошибок и упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения законодательства.
5) Обеспечение конфиденциальности.
Непременным условием построения взаимоотношений между клиентом и аутсорсером является обеспечение конфиденциальности. В нынешних условиях ведения бизнеса без этой составляющей взаимовыгодные  бизнес-отношения просто не могут существовать. Стороны-участники  обязуются хранить в тайне любую информацию и данные, предоставленные каждой из сторон в связи с исполнением договора, не раскрывать и не разглашать, в общем, и в частности, факты и иную информацию третьим лицам. Соглашение заключается для предотвращения потерь и нанесения ущерба материальным и иным интересам клиента. Клиент и аутсорсер являются бизнес-партнерами, их интересы совпадают, поэтому они вместе, - вот основа таких отношений. В целях    обеспечения конфиденциальности используются варианты взаимодействия по документообороту, исключающие утрату документов и утечку информации. Прежде всего, это достигается использованием современных информационных технологий.

Можно с уверенностью сказать, что чаще всего компании, имеющие собственную бухгалтерию, когда-нибудь все равно сталкиваются с определенными проблемами: налоговые проверки могут привести к значительным потерям. Вследствие  недостаточной квалификации бухгалтеров и предоставления ими неверных учетных данных руководством компании зачастую принимаются неправильные решения. Это может происходить раньше или позже, а может случаться регулярно. Уже давно известен один из способов  выхода из данной ситуации: это  и есть аутсорсинг функций по ведению бухгалтерского учета. Специализированные организации все работы по ведению регистров учета, расчету налогов и составлению отчетности выполняют самостоятельно.

Правовой основой договора аутсорсинга является ГК РФ. Договор аутсорсинга содержит в себе элементы договора подряда (гл. 37 ГК РФ) и договора возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). Кроме того, ответственность  аутсорсера регулируется общими статьями ГК РФ об ответственности за нарушения договорных обязательств.
При переходе на аутсорсинг преимущества для предприятия очевидны, потому что компания концентрируется на решении своих ключевых задач и при этом снижает издержки: услуга стоит меньше затрат на внутреннюю функцию за счет эффекта масштаба и наработанных стандартных решений у аутсорсера. С другой стороны, важным является вопрос доверия: возможно ли передать на аутсорсинг «святая святых» - бухгалтерию или «передать в хорошие руки» кадровое делопроизводство, юридическое сопровождение? И кому можно довериться?

В настоящее время ответы на эти вопросы все еще определяются деловой репутацией аутсорсера и рекомендациями других клиентов, имеющих опыт делового взаимодействия с аутсорсерами; но недалеко то время, когда аутсорсеры будут конкурировать ценой своей услуги, качеством ее предоставления, комплексностью подхода.

Как организуется взаимодействие с аутсорсером?
Порядок взаимодействия определяется договором, в котором можно учесть особенности  деятельности клиента, например, осуществление экспортно-импортных операций, производственная либо посредническая деятельность, операции с ценными бумагами, осуществление торговли акцизными товарами и др. В общем виде организация взаимодействия заказчика и исполнителя показана на схеме № 1.

Схема №1. Взаимодействие заказчика и исполнителя после передачи бухгалтерии на аутсорсинг.

Схема №1. Взаимодействие заказчика и исполнителя после передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Процесс перехода на аутсорсинг занимает некоторое время и осуществляется по технологии, показанной на схеме № 2. Как правило, передача функций занимает временной промежуток около 1 месяца. Однако при большом документообороте либо при утрате руководителем контроля за деятельностью бухгалтерии в предшествующие периоды это время может составить до 2-3 месяцев. Такое может происходить в случае неквалифицированного ведения бухгалтерского учета ранее, при утере документов, запутанности налогового учета, предъявленных компании штрафных санкциях. Для налаживания нормальной работы бухгалтерии в такой ситуации требуется восстановление учетных регистров, проверка взаимоотношений с бюджетом по налогам, перестройка работы организации-клиента. Довольно часто практикуется прием в штат компании-аутсорсера одного или нескольких бухгалтеров заказчика, наиболее способных работать качественно и эффективно при новой системе.

Схема № 2. Технология передачи функций по ведению бухгалтерского учета от заказчика исполнителю.

Схема № 2. Технология передачи функций по ведению бухгалтерского учета от заказчика исполнителю

Какие существуют показания к переходу на аутсорсинг, кроме желания соответствовать современности?
Для бухгалтерского аутсорсинга это: 1) неудовлетворительное реальное состояние бухгалтерского учета в компании - постоянно теряются документы, оформляются с ошибками и несвоевременно, установленные формой документа реквизиты не заполняются, задерживаются сроки предоставления отчетности, несвоевременно начисляется заработная плата сотрудникам и т. д.;  2) трудности с комплектованием штата бухгалтеров - невозможность обеспечения среднего уровня  заработной платы специалиста данной квалификации, желание сэкономить на зарплате бухгалтеров; 3) наличие штрафных санкций и претензий со стороны налоговых органов; 4) наличие нерациональных (неэффективных) затрат в результате слабого знания главным бухгалтером налогового законодательства.

Как  же предпринимателю (руководителю) подойти к рассмотрению вопроса применения аутсорсинга для снижения издержек?

Несомненно, начать надо с того, чтобы определиться, есть ли желание что-то менять. Если такое желание устойчиво, то начинать необходимо с бухгалтерского аутсорсинга, преимущества которого вскоре наверняка проявят себя. Затем руководитель может избавиться от другой обременительной функции - кадрового учета и обратиться к юридическому сопровождению. Разнообразие продуктов и возможности подбора схем взаимодействия с аутсорсером постоянно расширяются. После года работы по договору  аутсорсинга руководителю необходимо провести всесторонний анализ: насколько эффективным оказалось сотрудничество.

Есть ли выгода экономическая и управленческая от этого шага, следует ли расширить взаимодействие и перейти к налоговому консультированию, а может быть, получению консультаций по организационному развитию?
В совокупности такие виды услуг, как бухгалтерское и кадровое обслуживание, юридическая помощь, налоговое консультирование уже являются комплексным сопровождением коммерческой деятельности. Если же к ним добавляется бизнес-консультирование и аудит финансово-хозяйственной деятельности (общий, инвестиционный, налоговый), то можно вести речь о комплексном сотрудничестве клиента и аутсорсера.
Специалисты в области управления финансами и бизнесом находятся в постоянном контакте с менеджментом компании-клиента, хорошо понимают его   специфические потребности и могут предложить наилучшие решения, так как рост (развитие) клиента помогает развиваться и аутсорсеру. Новые подразделения компании-потребителя консалтинговых и аутсорсинговых услуг наверняка станут  клиентами и тоже будут приносить прибыль аутсорсеру. Расширяющиеся обороты приводят к росту поступлений, усложняющаяся финансовая и хозяйственная деятельность, в свою очередь, требует большего внимания от компании-аутсорсера.
Такая взаимопомощь, переплетение интересов  бизнеса аутсорсера и бизнеса клиента  является хорошей гарантией устойчивости в нестабильной ситуации на рынке, создает конкурентное преимущество для предприятия перед теми, кто пытается оптимизировать затраты путем сокращения штата бухгалтеров, кадровиков и юристов, экономит на бизнес-консультировании и стремится жить только за счет внутренних ресурсов кадров (специалистов).

Деловая практика показывает, что в трудных условиях руководителю необходимо принимать новые и смелые решения. От принятых сегодня решений во многом зависят результаты, которые будут достигнуты завтра.  Сформировать стратегическое представление о том, как и в каком направлении следует меняться компании в условиях кризиса, могут помочь специалисты-консультанты. Комплексность подхода и профессионализм — вот залог успеха. При этом аутсорсинг призван выполнять роль конкретного практического инструмента достижения перспективных целей через решение насущных повседневных задач.

Деловой еженедельник "На стол руководителю"