ваш инструмент для достижения
бизнес-целей.

Основы кассовой дисциплины: что необходимо знать руководителю

Главная / Публикации / Основы кассовой дисциплины: что необходимо знать руководителю

Основы кассовой дисциплины: что необходимо знать руководителю   

В процессе ведения хозяйственной деятельности руководители сталкиваются с необходимостью выдавать денежные средства под отчет сотрудникам. Кассовая дисциплина в организации строится на своевременной отчетности подотчетных лиц. Надеемся, что наши разъяснения по наиболее типичным ситуациям помогут руководителям создать условия для соблюдения кассовой дисциплины подотчетными сотрудниками.

Ситуация 1. Деньги выданы под отчет.  В какой срок сотрудник должен отчитаться по подотчетным суммам?

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40, в течение трех рабочих дней со дня истечения установленного в организации срока, на который выдаются деньги под отчет.

Если срок, на который выдаются деньги, не установлен, то все расчеты по подотчетным суммам должны быть произведены в пределах одного рабочего дня (письмо ФНС РФ от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Приказом руководителя организации может быть установлен любой срок, на который выдаются деньги под отчет своим сотрудникам. Увеличенный срок, например 30 дней, позволит свести к минимуму ситуации, когда сотрудник не успевает отчитаться в срок, избежать претензии контролирующих органов и нарушение кассовой дисциплины.

Ситуация 2. Сотрудник не отчитался, по выданным под отчет суммам. Может ли организация удержать деньги из заработной платы этого сотрудника?

В одностороннем порядке организация этого сделать не может. Для этого нужно получить письменное согласие сотрудника. Если такого согласия нет, то взыскать подотчетную сумму можно только через суд согласно ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник дал письменное согласие, то организация может удержать за месяц сумму, не превышающую 20 процентов от его заработной платы согласно ст. 138 Трудового кодекса РФ.

Ситуация 3.  Документы, которыми подотчетный сотрудник подтвердил свои расходы, оформлены с нарушением. Следует ли удерживать у него НДФЛ?

Если первичные документы, не отвечают одному из обязательных требований, указанных в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н., то считать расходы сотрудника подтвержденными нельзя.

Однако документ, даже оформленный с ошибками, не отрицает факт, что сотрудник понес расходы. И, следовательно, нет оснований считать деньги, выданные под отчет сотруднику, его доходам. А раз сотрудник дохода не получил, то нет оснований, удерживать у него НДФЛ.

Однако такой подход может вызвать возражения налоговиков. Во избежании конфликта с контролирующими органами, необходимо тщательно проверять документы, которыми сотрудники подтверждают свои расходы, а в случае необходимости по горячим следам требовать их исправления.

Деловой еженедельник "На стол руководителю"