По общему правилу любая выдача денег сотруднику под отчет должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. «Командировочные» отнюдь не исключение из этого правила. Причем бухгалтер должен не просто проследить, чтобы авансовый отчет был составлен корректно, но и убедиться в том, что работник не растерял в пути оправдательные документы.
Начнем с того, что командированный сотрудник по возвращении из поездки обязан не позднее трех рабочих дней составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию. Специалисты последней должны убедиться, что к отчету работник приложил документы, которые подтверждают те или иные затраты. Это могут быть, в частности, билеты на проезд, счета на оплату жилья и т. д. Бухгалтеру следует также проверить целевое расходование средств, выданных командируемому.
Эксперты журнала «Практическая бухгалтерия» напоминают, что очередная выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии его полного отчета по ранее полученному авансу. Если у такого работника на руках осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается.
Рассмотрим порядок принятия к учету авансового отчета сотрудника в виде наглядной схемы.
Порядок принятия к учету авансового отчет
|
Выдача наличных денег под отчет Основание – командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку |
↓
|
Возвращение сотрудника из командировки Составление подотчетным лицом авансового отчета по унифицированной форме и сдача его в бухгалтерию не позднее трех дней после возвращения |
Если…
|
…потрачено меньше, чем получено Остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру |
…потрачено больше, чем получено Перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру |
|
Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных командируемому работнику |
↓
|
Проверяется наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и другие) а его в бухгалтерию не позднее трех дней после возвращения |
↓
|
На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета (субсчета) |
↓
|
Руководитель или уполномоченное на это лицо утверждает проверенный авансовый отчет |
↓
|
Авансовый отчет принимается к учету |
По той или иной причине сотрудник может задержать возврат оставшихся у него сумм, а то и не вернуть их вовсе. Специально для ситуаций, при которых командированный своевременно не возвращает в кассу остаток неиспользованных средств, существует статья 137 Трудового кодекса.
В данной норме предусмотрены случаи, когда из заработной платы работника могут быть удержаны средства для погашения его задолженности фирме. В частности, удержания из заработной платы работника могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
Однако прежде вам надо запомнить один важный момент, который стоит взять на заметку. Руководство компании имеет право принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Также нужно убедиться в том, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Организация должна получить его согласие на удержание сумм из заработной платы, причем в письменной форме. Самоуправство в данном случае не допускается.
Если обе стороны пришли к консенсусу и работодатель принял окончательное решение удержать причитающиеся суммы, то оформляется приказ либо распоряжение. Отметим, что унифицированной формы такого рода документов в рассматриваемом случае не предусмотрено, так что руководствоваться стоит общими правилами документооборота.
Правила заполнения
Непосредственно форма авансового отчета (№ АО-1) утверждена постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55. Данный бланк представляет собой двусторонний документ, который заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1–6 лицевой стороны) и бухгалтером организации (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Причем он может быть заполнен как на бумажном, так и на цифровом носителе.
Бухгалтер должен проследить, чтобы работник верно и корректно заполнил полагающиеся ему графы. Так, на лицевой стороне «подотчетник» указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию и инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке. Естественно, реквизиты, которые относятся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в том случае, если работнику была выдана иностранная валюта.
Идем далее. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (сюда входят: командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются сотрудником в порядке их записи в отчете.
Ну и последнее. Лицевая сторона авансового отчета содержит также таблицу «Бухгалтерская запись», в которую, как нетрудно догадаться, бухгалтер вписывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Внизу лицевой части авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, сумма документально подтвержденных расходов прописью, количество прилагаемых документов, а также количество листов в них. После того как все будет заполнено, бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
В. Осипова,
Cм. также
